Pytania i odpowiedzi

Kantata sp. z o.o. zajmuje się informatyczną obsługą firm . Wspieramy firmy w codziennym działaniu w zakresie obsługi informatycznej. Specjalizujemy się we wdrażaniu oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP. Pomagamy firmom z praktycznie każdej branży, mamy doświadczenie w obsłudze firm produkcyjnych i logistycznych wykorzystujących magazyny wysokiego składu (WMS). Tworzymy oprogramowanie dedykowane do obsługi specjalistycznych procesów w firmach. Optymalizujemy pracę działów produkcji przez wdrażanie systemów rejestracji produkcji. Integrujemy systemy informatyczne z oprogramowaniem innych producentów, serwisami WWW i maszynami przemysłowymi. Zabezpieczamy sieci, serwery i komputery naszych klientów przed zagrożeniami, włamaniami i szkodliwym oprogramowaniem.

Kantata świadczy usługi i wsparcie dla klientów na terenie całego kraju. Dla wygody naszych klientów, mamy oddziały w Bydgoszczy, Poznaniu i Wrocławiu.
Świadczymy usługi na miejscu u klienta i zdalnie.

Tak, obsługujemy klientów kompleksowo – od analizy, przez instalację sprzętu i oprogramowania, przez wdrożenie systemów do zarządzania firmą po wsparcie klientów w codziennej, bezawaryjnej pracy.
Oferujemy stałą umowę serwisową (SLA), która daje klientom gwarancje bezpieczeństwa – obowiązuje nas maksymalny czas reakcji na zgłoszenie serwisowe.

W przypadku oprogramowania do zarządzania zasobami firmy klasy ERP, często mamy do czynienia z asystą, upgrade’em. Jest to roczna opłata w wysokości uzależnionej od wielkości Twoje instalacji.
Asysta oprogramowania gwarantuje nowe wersje systemu i co najważniejsze zgodność z najnowszymi przepisami prawa. Oprogramowanie z aktywną asystą otrzymuje też nowe funkcje.

W przypadku oprogramowania do zarządzania zasobami firmy klasy ERP, często mamy do czynienia z asystą, upgrade’em. Jest to roczna opłata w wysokości uzależnionej od wielkości Twoje instalacji.

Asysta oprogramowania gwarantuje nowe wersje systemu i co najważniejsze zgodność z najnowszymi przepisami prawa. Oprogramowanie z aktywną asystą otrzymuje też nowe funkcje.

Tak, ciągłe, bezproblemowe działanie systemów informatycznych klientów to nasz priorytet. Dlatego w naszej strukturze wyodrębniliśmy niezależny dział serwisu. Rozwiązuje on bieżące problemy naszych klientów w zakresie oprogramowania i sprzętu.

System ERP (ang. Enterprise resource planning) to profesjonalne oprogramowanie do kompleksowego zarządzania firmą.
Współczesny system ERP to narzędzie, które ułatwia prowadzenie biznesu w każdej branży i w każdej skali. Najważniejszą cechą systemu ERP jest jedna wspólna baza danych. Dokumenty i dane wprowadzane przez jeden dział, np. sprzedaż są od razu widoczne przez wszystkie działy w firmie. Produkcja na podstawie danych z działu sprzedaży może od razu przystąpić do realizacji zlecania produkcyjnego, a księgowość rozpocząć księgowanie dokumentów.

Czas wdrożenia systemu ERP zależy od wielkości firmy, ilości oddziałów, ilości potrzebnych modułów i potrzeby pisania oprogramowania dedykowanego. Czas wdrożenia systemu ERP w firmie zależny jest też od zaangażowania Twoich pracowników. Są oni ekspertami branżowymi w swoich dziedzinach – ich wiedza i know-how musi zostać odwzorowana w nowym systemie.
Przykładowe czasy wdrożenia systemu ERP:

• Mikro firma usługowa 1-5 pracowników – czas wdrożenia ze szkoleniem 1-7 dni.
• Średnia firma handlowa z magazynem i pracownikami mobilnymi – czas wdrożenia około 3 miesięcy
• Firma produkcyjna posiadająca kilka oddziałów i magazyn wysokiego składu – czas wdrożenia 6-12 miesięcy
• Wdrożenia rozwiązań ERP w dużych, globalnych korporacjach mogą trwać nawet 5 lat i więcej.

Każda firma jest inna i ma inne wymagania, dlatego podany czas wdrożenia należy traktować orientacyjnie. Dokładny czas wdrożenia i harmonogram zostaje określony na etapie analizy przedwdrożeniowej.

Instalacja lokalna (on-premise) jest tradycyjnym modelem licencjonowania. Firma kupuje odpowiednią liczbę licencji na użytkownika lub w wersji serwerowej. W celu zapewnienia aktualizacji oprogramowania i zgodności ze zmieniającymi się przepisami prawa co roku naliczana jest procentowa opłata od wartości licencji tzw. asysta lub upgrade. Oprogramowanie ERP jest instalowane na serwerach firmy. System ERP w chmurze jest licencjonowany na zasadach subskrypcji. Należy opłacać wyznaczoną kwotę w abonamencie miesięcznym. W ramach abonamentu miesięcznego używa się zawsze najnowszej wersji oprogramowania. Cała instalacja, w tym baza danych znajduje się na serwerach producenta oprogramowania.
Oprogramowanie ERP w chmurze zapewnia użytkownikowi łatwiejszy dostęp do systemu, z każdego miejsca na świecie. Jedynym wymaganiem jest komputer z dostępem do internetu. Traci się jednak kontrolę nad bazą danych, a kwestie bezpieczeństwa systemu i danych pozostawia podmiotowi trzeciemu. Miesięczna opłata abonamentowa generuje wyższe koszty niż jednorazowy zakup licencji. Najważniejszym ograniczeniem oprogramowania ERP w chmurze może być utrudnione pisanie indywidualnych rozwiązań dedykowanych i funkcjonalności, oraz integracja z rozwiązaniami innych producentów.
Alternatywą jest instalacja on-premise na serwerach Kantata. Obsługą infrastruktury zajmą się nasi inżynierowie, system będzie dostępny z dowolnego komputera z internetem, mamy pełną dowolność w integracji i tworzeniu rozwiązań dedykowanych.

Tak, jednym z elementów wdrożenia jest migracja danych. Szczegóły i zakres migracji są ustalane na etapie analizy przedwdrożeniowej. W zależności od systemu, z którego mamy migrować dane migracja odbywa się za pomocą interfejsów programistycznych, arkuszy migracyjnych lub w ostateczności scrapingu.
Standardowo migrowane są użytkownicy, pracownicy, kontrahenci, plan kont, kartoteki towarowe, stany magazynowe i bilans początkowy.

Nie ma żadnych ukrytych kosztów wdrożenia. Szczegółowe koszty wdrożenia systemu ERP w firmie są ustalane po zakończeniu analizy przedwdrożeniowej. Oczywiście zwiększenie zakresu wdrożenia i zmiana założeń z umowy wdrożeniowej w trakcie dalszych prac może generować dodatkowe koszty.
Do kosztów wdrożenia należy również dodać koszty serwera, końcówek, kolektorów mobilnych, licencji SQL i serwerowych. Są to jednak kwestie indywidualne, zależne od wymagań i stanu infrastruktury serwerowej firmy. Możliwe, że żadne inwestycje w tym zakresie nie będą potrzebne. Możliwe jest też zlecenie instalacji oprogramowania ERP na naszych serwerach – w takiej sytuacji firma nie poniesie dodatkowych kosztów związanych z zakupem infrastruktury.
Warto również wziąć pod uwagę, że część pracowników oprócz swoich codziennych obowiązków będzie dodatkowo odpowiedzialna za projekt, konsultacje z nami i przekazywanie informacji.

Rozwiązania, które proponujemy klientom są wyposażone w interfejsy programistyczne (API), dzięki temu możemy zintegrować oprogramowanie z Twoją stroną internetową, lub dowolnym oprogramowaniem innego producenta – jeśli tylko posiada ono interfejs API, lub inne techniczne możliwości integracji danych.

W dobie przemysłu 4.0 integracja z maszynami przemysłowymi pozwala dostarczyć wartościowych danych do systemu. Od czasu pracy maszyny nad pojedynczą sztuka wyrobu gotowego, lub zleceniem produkcyjnym, po informacje o zużyciu narzędzi lub błędów.
Integracja może odbywać się za pomocą prostego systemu logowania stanu pracy maszyny, wbudowanego w maszynę interfejsu komunikacyjnego lub przez dodanie specjalnych czujników.

Każda firma powinna używać systemów ERP, ponieważ pozwalają one optymalnie wykorzystywać zasoby firmy, generować oszczędności i zwiększać przewagę konkurencyjną. Dzięki jednej spójnej bazie danych kadra zarządzająca będzie mogła podejmować trafne decyzje oparte na danych (Data Driven Management).

ERP to akronim terminu Enterprise Resource Planning – czyli zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Oznacza on całościowe zarządzanie przedsiębiorstwem.
CRM to skrót od słów Customer Relationship Managment – czyli zarządzenie relacją z klientem.
System CRM może być jednym z modułów firmowego systemu ERP. Może również być całkowicie niezależnym programem.

Koszt licencji uzależniony jest od wielu czynników między innymi od wielkości firmy, liczby jednoczesnych dostępów do systemu, czy też obowiązków poszczególnych pracowników.
Przykładowo:
Mamy 2 firmy po 20 pracowników. Jeśli w pierwszej firmie pracownicy są odpowiedzialni za wąski specjalistyczny zakres pracy, pojedynczy użytkownik będzie potrzebował mniej modułów, np. tylko moduł magazynowy. W innej pracownicy mają obowiązki z różnych obszarów działalności i każdy pracownik codziennie wykorzystuje wielu różnych modułów systemu, np. potrzebują moduły handlowe, magazynowe, obiegu dokumentów i produkcyjne. W konsekwencji koszty systemu ERP będzie znacznie wyższy w drugiej firmie, pomimo tej samej liczby użytkowników systemu. Najlepszym sposobem optymalizacji kosztów licencji jest uporządkowanie procesów w firmie.
Warto pamiętać, że cały koszt wdrożenia systemu ERP to nie tylko kwota licencji.
Na cenę wdrożenia składa się 5 elementów:

• Cena licencji systemu ERP
• Cena licencji bazodanowych i oprogramowania serwerowego
• Koszt sprzętu – serwery, stacje robocze, kolektory danych, drukarki etykiet
• Koszt usługi wdrożeniowej
• Koszt dedykowanych rozwiązań – procedur, modułów i aplikacji napisanych specjalnie pod szczegółowe wymagania klienta.

• Obniżenie kosztów pracy
• Automatyzacja powtarzalnych procesów
• Szybki dostęp do informacji z każdego działu firmy
• Zwiększenie kontroli nad firmą
• Lepsza obsługa i kontakt z klientem
• Poprawa jakości
• Zwiększenie sprzedaży
• Zmniejszenie ilości błędów
• Szybsza obsługa oferta i realizacji zamówień
• Optymalizacja stanów magazynowych
• Trafne decyzje biznesowe oparte o dane
• Precyzyjne harmonogramowane produkcji

Pierwszym krokiem jaki należy wykonać podczas przygotowań do wdrożenia systemu ERP jest wyznaczenie zespołu wdrożeniowego. W skład zespołu powinni wchodzić przedstawicie kluczowych obszarów działalności firmy. Naszym klientom zalecamy, żeby w zespole wdrożeniowym znalazł się pracownik księgowości, działu handlowego i w przypadku firm produkcyjnych – kierownik produkcji.
Z pośród zespołu wdrożeniowego po stronie klienta należy wybrać kierownika projektu, który będzie w stałym kontakcie z partnerem wdrażającym oprogramowanie ERP. Project manager powinien mieć jasno wyznaczony zakres, w jakim może podejmować samodzielne decyzje – pozwoli to na sprawne przeprowadzenie całego procesu wdrożenia.

Jeszcze przed wyborem konkretnego systemu ERP i firmy wdrażającej, warto zmapować i uporządkować procesy w firmie. Dzięki temu wycena przyszłego rozwiązania będzie trafniejsza, a analiza przedwdrożeniowa i samo wdrożenie przebiegną sprawnie.
Dodatkowo warto uprościć i uporządkować procesy na etapie analizy przedwdrożeniowej, mając na uwadze funkcje systemu ERP i potrzeby biznesowe firmy.
Przed wdrożeniem oprogramowania ERP należy również określić cele wdrożenia systemu ERP, dzięki temu w prosty sposób będzie można zweryfikować czy wdrożenie zakończyło się sukcesem.

Tak, oferujemy systemy ERP polskich producentów. Są one zgodne z przepisami krajowymi i unijnymi w tym z RODO. Wszystkie zmiany wprowadzane przez użytkowników systemu są rejestrowane. Nasze systemy ERP posiadają też funkcje anonimizacji danych i specjalne moduły do zarządzania zgodami pracowników i kontrahentów.

Tak, moduły służące do prowadzenia ksiąg rachunkowych, wchodzące w skład oferowanych przez nas zintegrowanych systemów do zarządzania klasy ERP, spełniają wymagania Ustawy o Rachunkowości z dnia 29.09.1994 r.

Tak, zarówno oferowane przez nas programy księgowe dla firm i programy dla biur rachunkowych pozwalają na tworzenie, walidację i wysyłkę Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Jednolity Plik Kontrolny JPK składa się z siedmiu struktur.

• (JPK_VAT) -Ewidencja sprzedaży i zakupu VAT. Ewidencja numerów faktur, nazw kontrahentów i wartości transakcji.
• (JPK_FA) -Rozszerzenie JPK_VAT obejmujący ewidencję faktur sprzedaży. Zawiera informacje dodatkowe, np. przyczynę korekty faktury. Plik jest składany na żądanie.
• JPK_MAG -Ewidencja magazynowa – wartość przyjęć i wydań magazynowych wzbogacone o numery powiązanych faktur VAT.
• JPK_KR -Ewidencja zapisów w księgach rachunkowych. Służy do kontroli podatku dochodowego.
• JPK_WB -Struktura JPK odpowiedzialna za transakcje na rachunku bankowym. Zawarte informacje są zbliżone do tych na wyciągu bankowym.
• JPK_PKPIR – Struktura JPK dla podatników korzystających z podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
• JPK_EWP -Struktura JPK używana przez podatników rozliczających się ryczałtem. Zawiera ewidencję przychodów.

Oferowane przez nas oprogramowanie ERP dla firm i oprogramowanie dla biur obsługują wszystkie siedem struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

Ustawa dotycząca Pracowniczych Planów Kapitałowych weszła w życie 1 stycznia 2019 roku. Największe firmy zaczęły się do niej stosować od lipca 2019 roku. Pozostali pracodawcy będą dodawani do programu stopniowo, w efekcie wszystkie firmy zostaną objęte programem PPK do 1 stycznia 2021 roku.
Nasze rozwiązania pozwalają na obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie i biurze rachunkowym.

Najważniejsze funkcje aplikacji do obsługi PPK to:

• Ewidencja danych uczestników PPK
• Naliczanie i ewidencja składek
• Przesyłanie składek do wybranej instytucji finansowej