Workflow (DMS)

DMS

Comarch DMS (Document Management System) – dokumenty i  procesy biznesowe pod kontrolą.

Każda firma, niezależnie od swojej wielkości, potrzebuje sprawnego systemu obiegu i zarządzania dokumentami. Szczególnie istotna jest rejestracja dokumentów przychodzących do firmy i ich obieg wewnętrzny. Dodatkowo niektóre typy dokumentów wymagają weryfikacji, analizy, akceptacji lub przestrzegania szczególnych procedur. Zadanie dodatkowo komplikuje praca nad dokumentami osób w wielu różnych oddziałach i na różnych szczeblach struktury organizacyjnej firmy.

Dzięki przyjaznemu systemowi modelowania procesów i układania przepływu zadań wewnątrz firmy, aplikacja Comarch DMS wspiera organizacje w zarządzaniu dokumentami, porządkuje procesy w firmie i optymalizuje wewnętrzny przepływ informacji. 

Comarch DMS (Document Management System) to zaawansowana aplikacja, która za pomocą prostego interfejsu pozwala uporządkować procesy w firmie i tworzyć mechanizm obiegu dokumentów. Najczęściej jest wykorzystywana do poprawy obiegu faktur kosztowych (zarówno elektronicznych jak i papierowych), umów, wniosków urlopowych, delegacji, dokumentacji technicznej czy realizacji procesu zamówień wewnętrznych.

Już dziś uporządkuj procesy w Twojej firmie – Zamów Comarch DMS

Korzyści z wdrożenia systemu DMS w Twojej firmie:

• Obsługa korespondencji firmowej z przeglądarki internetowej i systemu ERP,
• Szybki dostęp do dokumentów historycznych i ochrona przed utratą danych dzięki archiwum dokumentów w wersji elektronicznej,
• Szybsza praca – automatyczny import skanowanych dokumentów,
• Ograniczenie ilości papierowych dokumentów –redukcja kosztów i śladu węglowego,
• Szybka realizacja zadań dzięki wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za dany etap procesu i systemowi przypomnień o oczekujących dokumentach,
• Kontrola czasu pracy nad dokumentem i wąskich gardeł procesu za pomocą raportów i analiz.
• Wielofirmowość – Comarch DMS pozwala na tworzenie obiegu dokumentów obejmującego wiele firm (i baz danych) z jednego holdingu. Grupy kapitałowe złożone z kilku firm mogą zarządzać dokumentami w jednym wspólnym miejscu. Co więcej poszczególne firmy mogą pracować zarówno w systemie Comarch EPR XL, jak również Comarch ERP Optima.
• Obsługa procedur związanych z certyfikatami – zobacz case study obsługi procedury ISO

Comarch DMS zapewnia pełną integrację z:

• Comarch ERP XL
• Comarch ERP Optima

W zależności od używanego systemu ERP, Comarch DMS może się nieznacznie różnić pod względem dostępnych funkcji.  Skontaktuj się z naszym działem handlowym by dowiedzieć się więcej. 

Dowiedz się więcej.

Samodzielnie zdefiniuj model przepływu pracy w Twojej firmie!

Modelowanie procesów i przepływu pracy w Comarch DMS odbywa się za pomocą intuicyjnego, graficznego edytora. Najpierw wprowadzamy kolejne etapy obiegu dokumentów, a następnie łączymy je w diagram blokowy, w którym strzałki określają kierunki procesu i kolejne etapy.

Na każdym etapie obiegu dokumentów możliwe jest zdefiniowanie praw dostępu i osoby odpowiedzialnej. Można określić uprawnienia do dokumentu dla konkretnego pracownika, grupy pracowników czy dla całego działu.

Dla każdego etapu Workflow należy zdefiniować warunki jakie muszą być spełnione w celu przejścia do dalszych etapów procesu.

Przykład:

W zależności od wartości faktury kosztowej może ona wymagać akceptacji kierownika, a przy wyższych kwotach dyrektora. Powyżej  kwoty wyłącznie decyzja prezesa pozwala na zatwierdzenie dokumentu. W każdym z tych przypadków od wartości liczbowej zależy kolejny etap procesu.

Uwaga:

Warunki mogą być oparte na dowolnym elemencie dokumentu. Dodatkowo na każdym etapie może być wysyłany mail do osoby odpowiedzialnej, z bezpośrednim linkiem do dokumentu. Takie podejście pozwala na szybszą realizację zadań i przekłada się na sprawniejsze działanie całej firmy.

Automatyczne  wiadomości e-mail, można wykorzystać  również do informowania operatorów systemu  o upływającym czasie na podjęcie decyzji, lub do raportowania o przeterminowanych elementach procesu podległych pracowników.

Przyspiesz pracę dzięki automatyzacji i robotyzacji procesów!

Comarch DMS został wyposażony w funkcje automatyzujące procesy i czynności, generuje to realne oszczędności dla firmy i pozwala odciążyć Twoich pracowników.

System reguł i zdarzeń pozwala na automatyczne wypełnianie odpowiednich pól w dokumentach. Kolejne etapy obiegu dokumentów mogą procesować się automatycznie, co pozwala omijać wąskie gardła (np. długi czas procesowania dokumentów przez pracowników). W takim modelu tylko kluczowe etapy będą akceptowane ręcznie przez operatora systemu. 

Dodatkowe wykorzystanie mechanizmów sztucznej inteligencji używanych przez Comarch OCR, pozwoli na automatyczne odczytywanie danych z zeskanowanych papierowych dokumentów.

Tak zaprojektowany firmowy system Workflow pozwoli maksymalnie odciążyć pracowników i skierować ich do najbardziej kluczowych dla firmy działań.

Comarch DMS współpracuje z dowolnym systemem OCR, który potrafi zapisywać rozpoznane dane bezpośrednio do bazy systemu.

Comarch DMS Case Study – obsługa procedury ISO

Obsługa systemów certyfikacji w firmach może być bardzo obciążająca dla pracowników.

Przykładowo jeden z naszych klientów, w momencie kiedy się do nas zgłosił potrzebował pracy 3 ludzi przez 5 dni w miesiącu do obsługi certyfikacji niezbędnej w jego branży. Wszystkie dane były przetwarzane ręcznie, przy użyciu arkuszy Excel’a. Po wdrożeniu automatycznych rozwiązań udało się ten czas skrócić do jednego dnia i jednego pracownika (zaoszczędziliśmy dla klienta 14 dni roboczych co miesiąc!).

Najczęściej w firmach można się spotkać z obsługą procedur związanych z systemem zarządzania jakością (ISO).

Przy użyciu systemu Comarch DMS możliwe jest:

• utworzenie repozytorium dokumentów określających poszczególne procedury
• zgłaszanie wniosków racjonalizatorskich (kaizen)
• zgłaszanie działań korygujących
• i wiele innych działań

W przypadku zmiany konkretnej procedury, wybrani pracownicy mogą samodzielnie zmodyfikować ścieżkę procesu za pomocą graficznego edytora.

Jeśli Twoja firma posiada certyfikaty, które wymagają procedur skontaktuj się z nami – wdrożenie Comarch DMS pozwoli wprowadzić realne oszczędności w firmie.

Zoptymalizuj koszty już dziś!