Jawność wynagrodzeń – co musi zmienić Twój system HR?
Jawność wynagrodzeń – co musi zmienić Twój system HR? [2026]
Dyrektywa UE 2023/970 o jawności wynagrodzeń obowiązuje od 7 czerwca 2026 roku. Jeśli zarządzasz kadrami, prowadzisz rekrutację lub odpowiadasz za wynagrodzenia w firmie, te przepisy dotyczą Cię bezpośrednio. Niezależnie od tego, czy Twój system HR jest gotowy, czy nie.
Z tego artykułu dowiesz się, jakie konkretne obowiązki nakłada dyrektywa. Kogo i od kiedy dotyczą poszczególne wymagania. Powiemy też w jaki sposób system ERP lub HR może znacząco ułatwić wdrożenie nowych przepisów i ograniczyć ryzyko prawne.
Czym jest dyrektywa o jawności wynagrodzeń?
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2023/970 z dnia 10 maja 2023 roku to unijne prawo mające na celu wyeliminowanie luki płacowej między kobietami a mężczyznami. Mają też zapewnić większą przejrzystość w kształtowaniu wynagrodzeń. Termin jej implementacji do prawa krajowego upłynął 7 czerwca 2026 roku.
Co istotne: dyrektywa nie jest „przyszłością do przemyślenia". To obowiązujące prawo, które nakłada konkretne, egzekwowalne wymagania na pracodawców w całej Unii Europejskiej. Według badań Hays Poland, tylko 30% polskich firm zadeklarowało gotowość na jej wdrożenie.
Jakie obowiązki nakłada dyrektywa o jawności wynagrodzeń na pracodawców?
Jawność wynagrodzeń w systemie HR to nie tylko kwestia „pokazywania zarobków". Dyrektywa 2023/970 nakłada trzy kategorie obowiązków, które wymagają konkretnych działań operacyjnych.
1. Widełki wynagrodzenia w ogłoszeniach rekrutacyjnych
Każde ogłoszenie o pracę musi zawierać informację o wynagrodzeniu lub widełkach płacowych. Pracodawcy nie mogą pytać kandydatów o dotychczasowe zarobki. To oznacza konieczność ustandaryzowania siatki płac i opisów stanowisk - zanim jakakolwiek rekrutacja się rozpocznie.
2. Prawo pracownika do informacji o strukturze wynagrodzeń
Na pisemny wniosek pracownika pracodawca jest zobowiązany podać dane o średnich poziomach wynagrodzenia. Co więcej musi to zrobić w podziale na płeć dla tej samej lub podobnej pracy. Informacja musi być dostarczona w ciągu określonego terminu. Realizacja tego obowiązku bez odpowiedniego systemu HR może być bardzo czasochłonna i obciążona ryzykiem błędu. Brak narzędzi to brak możliwości szybkiego generowania raportów i filtrowania danych.
3. Zakaz klauzul poufności dotyczących wynagrodzenia
Pracownicy mają prawo ujawniać swoje wynagrodzenie współpracownikom. Klauzule o zachowaniu poufności wynagrodzenia stają się nieważne z mocy prawa. To istotna zmiana kulturowa i prawna, do której wiele firm musi się mentalnie i procesowo przygotować.
4. Raportowanie luki płacowej - dla firm powyżej 100 pracowników
Firmy zatrudniające co najmniej 100 pracowników będą zobowiązane do cyklicznego raportowania luki płacowej. Harmonogram zależy od liczby zatrudnionych - im większa firma, tym wcześniejszy termin pierwszego raportu. Raportowanie musi być oparte na danych, co wymaga ich ustrukturyzowania w systemie.
Kogo i od kiedy dotyczy dyrektywa o jawności wynagrodzeń?
Obowiązki z dyrektywy dotyczą różnych grup pracodawców w różnych terminach. Kluczowe progi zatrudnienia to:
- Wszystkie firmy (bez limitu pracowników) - obowiązek podawania widełek w rekrutacji i prawo pracownika do informacji: od 7 czerwca 2026.
oraz firmy zatrudniające:
- od 100 do 249 pracowników - pierwsze raportowanie luki płacowej: do 7 czerwca 2027 (za rok 2026).
- od 150 do 249 pracowników - raportowanie co 3 lata.
- powyżej 250 pracowników - raportowanie co roku.
Warto zaznaczyć, że nawet firmy poniżej progu raportowego muszą być gotowe na realizację prawa do informacji na wniosek pracownika. To wymaga aktualnych i ustrukturyzowanych danych płacowych.
Największe ryzyko prawne: odwrócony ciężar dowodu
Jednym z najrzadziej omawianych, a zarazem najpoważniejszych elementów dyrektywy jest odwrócony ciężar dowodu w sporach o dyskryminację płacową. Dotychczas to pracownik musiał udowodnić, że był dyskryminowany. Po wdrożeniu dyrektywy - to pracodawca musi udowodnić, że dyskryminacji nie było.
Oznacza to, że firma bez rzetelnej dokumentacji struktury wynagrodzeń, bez historii decyzji płacowych i bez możliwości szybkiego wygenerowania raportu jest w sporze sądowym w bardzo niekorzystnej pozycji. Nie ma tu znaczenia, jeśli faktycznie żadnej dyskryminacji nie stosowała.
Jak system ERP wspiera wdrożenie jawności wynagrodzeń?
To właśnie w tym miejscu jawność wynagrodzeń w systemie HR staje się nie tylko kwestią prawną, ale operacyjną. Firmy, które posiadają dobrze wdrożony system ERP z modułem Kadry i Płace, mają tu realną przewagę.
Strukturyzacja danych płacowych
Wielu klientów Kantata korzysta z systemu enova365. Umożliwia on prowadzenie pełnej ewidencji wynagrodzeń w podziale na stanowiska, działy i kategorie zaszeregowania. Oznacza to, że dane potrzebne do sporządzenia raportu luki płacowej są dostępne w kilku kliknięciach. Nie trzeba żmudnie przeszukiwać arkuszy Excel.
Generowanie raportów luki płacowej
Moduł Kadry i Płace w enova365 pozwala na automatyczne generowanie zestawień wynagrodzeń z podziałem na płeć, stanowisko i dział. To podstawa do przygotowania raportu wymaganego przez dyrektywę - bez konieczności ręcznego agregowania danych z wielu źródeł.
Historia zmian i dokumentacja decyzji
Dobry system ERP rejestruje historię zmian wynagrodzenia wraz z datami i osobami zatwierdzającymi. To kluczowy element dokumentacji, który w razie sporu sądowego może okazać się nieoceniony.
Integracja z procesem rekrutacji
Ustandaryzowanie siatki płac w systemie ERP pozwala na spójne podawanie widełek w ogłoszeniach. Nie niesie to za sobą ryzyka, że każdy dział podaje inne widełki na to samo stanowisko.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce na przykładzie enova365, zapraszamy na bezpłatny webinar - 11 czerwca 2026, godz. 10:00. Link do zapisu znajduje się tutaj: Jawność wynagrodzeń po 7 czerwca – co teraz musi zrobić Twoja firma?
Jak przygotować firmę na jawność wynagrodzeń krok po kroku?
Wdrożenie dyrektywy to projekt, a nie jednorazowe działanie. Oto praktyczna kolejność kroków:
Krok 1: Audyt obecnej struktury płac
Sprawdź, czy masz aktualną siatkę płac z przypisanymi widełkami do każdego stanowiska. Jeśli nie - to pierwszy priorytet.
Krok 2: Weryfikacja systemu HR/ERP
Oceń, czy Twój obecny system umożliwia generowanie raportów w podziale na płeć i stanowisko. Czy jesteś w stanie udzielić szybką odpowiedź na wniosek pracownika. Ważne też jest czy masz ewidencję historii zmian wynagrodzenia.
Krok 3: Aktualizacja procesu rekrutacji
Zaktualizuj szablony ogłoszeń o pracę tak, by zawierały widełki wynagrodzenia. Poinformuj rekruterów, że pytanie kandydata o dotychczasowe zarobki jest niedozwolone.
Krok 4: Szkolenie kadry zarządzającej
Kierownicy muszą wiedzieć, jak odpowiadać na pytania pracowników o strukturę płac i jakie prawa przysługują pracownikom z mocy dyrektywy.
Krok 5: Dokumentacja i procedury
Przygotuj procedurę obsługi wniosku pracownika o informację o wynagrodzeniu - z terminem odpowiedzi i osobą odpowiedzialną.
Szczegółową checklistę wdrożenia dyrektywy przygotowaliśmy dla uczestników naszego webinaru. Zapraszamy więc do zapisania się - można to zrobić tutaj.
Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania dyrektywy?
Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do wprowadzenia skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających sankcji za naruszenie jej przepisów. W praktyce oznacza to:
- kary finansowe nakładane przez organy nadzoru (inspekcja pracy),
- możliwość dochodzenia roszczeń przez pracowników przed sądem pracy,
- domniemanie dyskryminacji w sporze sądowym (odwrócony ciężar dowodu),
- obowiązek wypłaty odszkodowania i zaległego wynagrodzenia z odsetkami.
Warto pamiętać, że samo posiadanie nowoczesnego systemu HR nie wystarczy. Kluczowe jest, żeby był właściwie skonfigurowany i aby dane były w nim rzetelnie prowadzone.
Podsumowanie
Jawność wynagrodzeń w systemie HR przestała być kwestią przyszłości. Obowiązuje od 7 czerwca 2026 roku (w Polsce ustawa czeka na podpis Prezydenta). Firmy, które już teraz mają ustrukturyzowane dane płacowe i sprawny system ERP, wdrożą nowe wymagania sprawnie i bez chaosu. Firmy, które działają na rozproszonych danych i przestarzałych narzędziach, mogą spodziewać się problemów zarówno operacyjnych, jak i prawnych.
Kantata od ponad 20 lat wdraża systemy ERP dla firm produkcyjnych, usługowych i handlowych w Polsce. Jeśli chcesz ocenić, czy Twój obecny system jest gotowy na nowe wymagania, skontaktuj się z nami: kantata.pl/kontakt.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym jest dyrektywa UE 2023/970 o jawności wynagrodzeń?
To unijne prawo, które nakłada na pracodawców obowiązek podawania widełek wynagrodzenia w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Umożliwia też pracownikom uzyskanie informacji o strukturze płac w firmie oraz zakazuje klauzul poufności dotyczących wynagrodzenia. Wchodzi w życie 7 czerwca 2026 roku.
Od kiedy obowiązuje dyrektywa o jawności wynagrodzeń w Polsce?
Termin implementacji dyrektywy do prawa krajowego upływa 7 czerwca 2026 roku. Obowiązki dotyczące rekrutacji i prawa do informacji dotyczą wszystkich pracodawców od tej daty. Obowiązki raportowe dla firm powyżej 100 pracowników wchodzą stopniowo, zależnie od liczby zatrudnionych.
Jak system ERP pomaga wdrożyć jawność wynagrodzeń?
Dobrze wdrożony system ERP z modułem Kadry i Płace umożliwia szybkie generowanie raportów luki płacowej, ewidencję historii zmian wynagrodzenia oraz obsługę wniosków pracowników o informację o strukturze płac - bez czasochłonnego przeszukiwania arkuszy Excel.
Czy dyrektywa o jawności wynagrodzeń dotyczy małych firm? Obowiązek podawania widełek w rekrutacji i prawo pracownika do informacji dotyczą wszystkich pracodawców, niezależnie od wielkości. Obowiązek raportowania luki płacowej dotyczy firm zatrudniających co najmniej 100 osób.
Co to jest odwrócony ciężar dowodu w sporach o wynagrodzenie? Po wdrożeniu dyrektywy to pracodawca - nie pracownik - musi udowodnić, że nie doszło do dyskryminacji płacowej. Firma bez rzetelnej dokumentacji struktury wynagrodzeń jest w sporze sądowym w bardzo niekorzystnej pozycji, nawet jeśli faktycznie nie dyskryminowała pracowników.
